Confira neste artigo da Estec, uma empresa de gerenciamento eletrônico de documentos, vantagens e desafios na digitalização de documentos.

A digitalização de documentos é uma etapa fundamental na modernização da gestão documental de qualquer empresa, trazendo benefícios significativos, como a otimização da eficiência operacional, melhor acessibilidade às informações e redução do uso de papel, contribuindo assim para práticas de sustentabilidade. Entretanto, o processo envolve desafios, como a necessidade de investimentos iniciais em tecnologia e treinamento, além da importância de garantir a segurança dos documentos digitais contra ameaças cibernéticas. Apesar desses obstáculos, a transição para o gerenciamento eletrônico de documentos, apoiada por sistemas GED avançados como o sistema GED E2DOC da Estec, promete transformar o ambiente de trabalho, tornando-o mais ágil, seguro e eficiente. Abordar esses desafios com planejamento cuidadoso e a implementação de políticas de segurança robustas é essencial para aproveitar ao máximo as vantagens da digitalização.

Entretanto, o processo de digitalização também apresenta desafios. A qualidade da digitalização é primordial; documentos mal digitalizados podem resultar em perda de informações. A implementação de sistemas GED requer investimento inicial em tecnologia e treinamento de equipe. Além disso, a segurança dos documentos digitais é uma preocupação constante, exigindo medidas robustas de proteção contra acessos não autorizados e ciberataques.

Portanto, enquanto a digitalização oferece melhorias substanciais na gestão documental e operacional das empresas, é fundamental abordar seus desafios com estratégias adequadas e precauções de segurança para maximizar seus benefícios e minimizar riscos.